Das Büro der polnischen Diaspora wurde als Ergebnis der Unterzeichnung der "Gemeinsamen Erklärung am Runden Tisch" zwischen Polen und Deutschland am 12. Juni 2011 in Warschau gegründet. Die Gemeinsame Erklärung sah die Einrichtung eines Dokumentationszentrums für die Kultur und Geschichte der Polen in Deutschland und eines Büros der Polonia in Berlin vor, das die Interessen aller polnischen Organisationen in Deutschland vertreten soll. Das Büro der polnischen Gemeinschaft in Berlin soll von deutscher Seite finanziert werden. Mit der Einrichtung des Büros wurde der Konvent der polnischen Organisationen in Deutschland betraut. Nachdem die Formalitäten geklärt waren, nahm das Büro der polnischen Diaspora Anfang 2012 seine Arbeit auf. Ziel der Vereinbarung war es, die Aktivitäten zur Unterstützung der deutschen Bürger polnischer Herkunft und der Polen in Deutschland sowie der deutschen Minderheit in Polen zu intensivieren. Mit der Vereinbarung wurden die Bestimmungen des Vertrages über gute Nachbarschaft von 1991 (Vertrag zwischen der Republik Polen und der Bundesrepublik Deutschland über gute Nachbarschaft und freundschaftliche Zusammenarbeit) präzisiert und vertieft.