Biuro Polonii powstało w wyniku podpisania w Warszawie w dniu 12 czerwca 2011 roku "Wspólnego Oświadczenia Okrągłego Stołu" pomiędzy Polską i Niemcami. Wspólne Oświadczenie zakładało utworzenie Centrum Dokumentacji Kultury i Historii Polaków w Niemczech oraz Biura Polonii w Berlinie, które będzie reprezentować interesy wszystkich polskich organizacji w Niemczech. Biuro Polonii w Berlinie zostanie sfinansowane przez stronę niemiecką. Zadanie stworzenia Biura zostało powierzone Konwentowi Organizacji Polskich w Niemczech. Po ustalenie formalności Biuro Polonii rozpoczęło swoją pracę z początkiem w roku 2012. Celem umowy była intensyfikacja działań mających na celu wspieranie obywateli niemieckich pochodzenia polskiego i Polaków w Niemczech oraz mniejszości niemieckiej w Polsce. Umowa sprecyzowała i pogłębiła postanowienia Traktatu z roku 1991 o dobrym sąsiedztwie (Traktat między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec o dobrym sąsiedztwie i przyjaznej współpracy).