Zur Verstärkung unseres Teams der Geschäftsstelle der Polonia suchen ab sofort
Verwaltungs- und Bürokraft (w/m/d)
in der Geschäftsstelle der Polonia in Berlin, Englische Str. 30
(bis 70 Stunden/monatlich)
Aufgaben des Arbeitsplatzes:
- Projektbuchhaltung und Bürokommunikation
- Mitwirkung bei Erstellung des Antrages für Projektförderung
- Erstellung von Verwendungsnachweisen
- Verfassung der Sachberichten betreffend Projektabschluss
- Controlling von erbrachten Leistungen und Stundennachweisen
- Reisekostenprüfung nach geltenden rechtlichen Verordnungen
- Korrespondenz mit BMI und BVA betreffend Projektabwicklung
- Sekretariatsführung und Terminüberwachung
- Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit und Informationsweiterleitung an die Leitung und weitere Mitarbeiter*innen
- Erledigung von E-Mails, Schriftverkehr, Postein- und Ausgang
- Mitwirkung bei der Organisation der monatlichen Polonia-Treffen und anderen von der Leitung der Geschäftsstelle veranlassten Aktivitäten.
Notwendige Qualifikationen:
- Berufserfahrung, optimalerweise im administrativen Bereich
- Kenntnisse des Rechnungswesens und Buchhaltung
- stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch und Polnisch
- organisatorische Fähigkeiten
- sehr gute Kenntnisse von PC-Standardanwendungen, MS-Office
Wünschenswert sind:
- (Fach-)Hochschulstudium (Abschluss: Bachelor oder vergleichbar) oder einschlägige Ausbildung
- Erfahrung in der Beantragung, Vorbereitung und Abrechnung von Projekten
- sehr gute Kenntnisse der polnischen Community in Deutschland
- Kompetenz oder Erfahrung in der Durchführung von Projekten aus öffentlichen Mitteln (u.a. Kenntnisse des Zuwendungsrechts)
- Nachweise über berufliche Erfahrungen.
Was wir bieten
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
- einen modernen und ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz
- eine von Teamwork, Kreativität und Eigenverantwortung geprägte Tätigkeit im Herzen Berlins
- flache Strukturen, kurze Entscheidungswege, direkte Kommunikation.
Weitere Informationen:
- Es ist ein Projekt des KONWENTs der Polnischen Organisationen in Deutschland EWIV, welches aus Haushaltsmitteln des Bundesministeriums des Innern und für Heimat gefördert wird
- Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und vorerst befristet bis 31. Dezember 2024
- Vergütung auf Honorarbasis im Rahmen des Projektes bis 70 Stunden monatlich, und 17 €/h
- Es wird ein Motivationsbrief mit Lebenslauf und eine Kopie des Hochschulabschlusses erwartet
- Wir wollen als Konwent der Polnischen Organisationen in Deutschland besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Hinweis: Die Geschäftsstelle der Polonia besteht seit 2012. Beim Betrieb der Geschäftsstelle der Polonia handelt es sich, vorbehaltlich der Bewilligung entsprechender Haushaltsmittel, um ein Projekt mit einer Laufzeit von zunächst einem Jahr (bis 31. Dezember 2024), das im Falle eines Beschlusses des Deutschen Bundestags über die Bereitstellung von Haushaltsmitteln darüber hinaus erneut durchgeführt werden kann.
Kontakt: Die Bewerbungen sind bis zum 10. März 2024 als PDF-Datei (max. 5 MB) an den Konwent der Polnischen Organisationen EWIV per E-Mail: